Pourquoi ne pas faire un Gemba-Walk ?
L'un de mes projets a démarré comme les projets démarrent souvent : le responsable nous a décrit en détail le fonctionnement du processus en production et expliqué où, selon lui, se trouvaient les problèmes. Je lui ai alors proposé de suivre le workflow en détail lors d'un Gemba-Walk. Il considérait un tel Gemba-Walk comme superflu.
Cependant, un problème courant est que les managers sont souvent éloignés de la scène réelle et peuvent avoir une faible connaissance des besoins des employés et des processus sur le terrain. Ce manque de connexion peut avoir un impact négatif sur la motivation des employés et conduire à une conception incorrecte des processus ou à des mesures d'amélioration inefficaces.
Qu'est-ce qu'un Gemba-Walk ?
Un Gemba-Walk est une visite guidée du lieu de travail qui vise à comprendre le déroulement du processus et les activités des employés. Le mot Gemba vient du japonais et signifie "le lieu réel" et fait donc référence au lieu où se déroule tout le travail. Le concept provient de Taiichi Ohno, le père du système Lean Manufacturing de Toyota. L'idée est d'observer le flux des processus, de parler aux employés de leurs expériences et suggestions, et d'identifier les domaines d'amélioration - l'objectif primordial étant l'amélioration continue.
Comment faire un Gemba-Walk?
🚶🏽 Avis: Avant le Gemba-Walk, tous les membres du personnel doivent être informés de ce que le Gemba-Walk implique exactement et dans quel but il est organisé. Les commentaires francs des employés sont très importants pour le succès, il doit donc être clairement communiqué dès le début qu'il s'agit du processus (et non de la surveillance du personnel).
🚶🏽 Préparation: Les objectifs doivent être définis et les questions préparées avant le début du Gemba Walk. Au cas où quelqu'un ne connaîtrait pas encore l'entreprise, il est conseillé de jeter un œil aux plans d'aménagement existants et à la documentation du processus avant le parcours. Idéalement, l'équipe devrait également inclure des personnes qui ne sont pas encore familiarisées avec le processus existant, pour leur permettre d'examiner le processus sous un angle différent.
🚶🏽 Exécution: Une marche gemba est généralement menée le long du flux de valeur. Le but est d'observer les processus et de poser des questions afin de bien comprendre les procédures (capture objective des étapes du système). Une documentation approfondie est très importante pour l'analyse ultérieure. Par conséquent, vous devez absolument emporter votre presse-papiers pour les notes et éventuellement un appareil photo avec vous. Vous ne devez en aucun cas intervenir dans les processus en cours sur site - seulement observer, écouter, comprendre, vérifier.
🚶🏽 Documentation/suivi : Les observations recueillies doivent ensuite être documentées dans un diagramme de flux comprenant les points critiques identifiés et toutes les photos prises. Parfois, les actions d'amélioration sont plus évidentes et parfois vous devez réfléchir davantage en équipe sur la manière d'améliorer le processus. Pour une mise en œuvre réussie des améliorations de processus, il est important d'impliquer les employés dans le développement des mesures d'amélioration.
Je ne veux pas vous cacher que lors du Gemba-Walk dont j'ai parlé, nous avons découvert que le processus était assez différent de ce que le responsable avait décrit. De plus, nous avons reçu beaucoup de commentaires constructifs de la part des employés sur les points où le processus a rendu leur travail plus difficile et sur les points à améliorer. Le flux de processus qui a ensuite été développé avec les employés a été mis en œuvre par eux avec une grande rapidité et engagement et a ensuite conduit à des augmentations significatives de la qualité.
Dans l'ensemble, je trouve que le Gemba Walk est l'outil de choix pour vraiment bien comprendre un processus et, surtout, pour engager activement les employés dans le processus d'amélioration continue.
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